Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING & TOESTEMMING CLIËNT T.A.V. PERSOONSGEGEVENS



PRIVACYVERKLARING

zoals deze geldt met ingang van 25 mei 2018

Voor de uitoefening van mijn praktijk voor holistische massage, massagetherapie en massage bij kanker vraag ik mijn cliënten om gegevens. In deze privacyverklaring informeer ik u over het gebruik van persoonsgegevens van de clienten in mijn praktijk

Per 25 mei 2018 geldt de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Dit is een nieuwe Europese privacywet. Daardoor is de privacy in alle landen van de EU gelijk. De AVG omvat een aantal maatregelen aangaande het vastleggen van cliëntgegevens.
In deze privacyverklaring beoog ik zo concreet mogelijk uit een te zetten: welke persoonsgegevens ik vastleg, waarom ik deze gegevens vastleg, hoe ik aan de gegevens ben gekomen en wie over de gegevens kan beschikken, ermee kan werken en met wie ik die gegevens deel, binnen en buiten mijn praktijk.


Privacy & gegevens vermeld op de factuur
Op de factuur vermeld ik volgende persoonsgegevens: voor- en achternaam, adres, woonplaats, e-mailadres, geboortedatum van cliënt. Met als doel/ ten behoeve van:   
- verifieerbaarheid gegevens cliënt;
- behandeling van cliënt, zodat ik over alle relevantie informatie beschik om een veilige en verantwoorde holistische massagetherapeutische behandeling, dan wel massage bij kanker te kunnen geven;
- afhandelen van uw betaling/ verzenden factuur;
- verzenden van informatie over de praktijk die relevant is voor een cliënt van de praktijk;
- om cliënt te kunnen bereiken, telefonisch en/of per mail aangaande zijn/haar afspraak/ behandeling;
- om de cliënt te informeren over het aanbod van Massagepraktijk Overveen.

Tijdens de eerste afspraak/ intake vraag ik u, cliënt, om deze gegevens. Uw naam, telefoon en/of e-mailadres heb ik al via eerste contact (ten tijde van het maken afspraak, eerste kennismaking via telefoon e/o e-mail) tussen cliënt en mij verkregen


Privacy & gegevens vastgelegd in het cliëntdossier

Ten behoeve van de uitoefening van mijn praktijk is het belangrijk dat ik over alle informatie beschik om een veilige en verantwoorde massage (bij kanker) dan wel massagetherapeutische behandeling te kunnen geven. Hiertoe verzamel ik naast gewone persoonsgegevens zoals hierboven reeds vermeld ook zgn. Bijzondere of gevoelige persoonsgegevens. Dit betreft informatie over de algehele conditie en gezondheid van de cliënt. (NB. De cliënt is zelf verantwoordelijk voor de volledigheid van verstrekken van informatie (zie hierover het bepaalde in de algemene voorwaarden))

Tijdens de eerste kennismaking, eerste afspraak/ intake wordt client naar deze bijzondere persoonsgegevens gevraagd.

Voor iedere cliënt houd ik een persoonlijk dossier bij. Deze bestaat uit:
- Cliëntenkaart met cliëntgegevens, die ik tijdens de intake vraag aan cliënt. Dit betreffen persoonsgegevens (naam, adres, telefoonnummer, mailadres, geboortedatum), cliëntnummer (ten behoeve van administratie), evt. bedrijfsnaam en bijzonderheden relevant voor afsprakenplanning (bijvoorbeeld voorkeursdag voor afspraak) en bijzonderheden, ten aanzien van gezondheid, zodat ik in een oogopslag hiervan notie kan nemen bij iedere afspraak;
- Afsprakenoverzicht (ten behoeve van inzicht procesverloop traject in de tijd);
- Sessienotes (ten behoeve van inzicht in: thematiek, opbouw massage, reacties cliënt, nieuwe relevante informatie in aanvulling op intake (gebeurtenissen/ veranderingen op fysiek/mentaal/emotioneel/sociaal/spiritueel vlak).

Voor cliënten die kanker hebben (gehad) en die in mijn praktijk komen voor ‘massage & kanker’ neem ik een zeer uitgebreide anamnese af, op basis waarvan ik een persoonlijk massageplan schrijf. Dit massageplan (waar de anamnese integraal onderdeel is) is een dynamisch document, waarin ik van iedere sessie conditie van client beschrijf, de massage die ik op basis daarvan heb gegeven, de reacties van client meteen na de massage en een paar dagen daarna (o.b.v. kort nawerkingsverslag dat client mij 2-4 dagen na de massage doet).

Wat ik extra vastleg bovenop bovenstaande:

  • Naam huisarts, behandelend arts(en)
  • (idem)
  • I.p.v. sessienotes als hierboven beschreven: Massageplan, bestaande uit zeer uitgebreide anamnese, uitgebreid massageplan o.b.v. anamnese, verslagen van de massagesessies

Voor het verwerken van persoonsgegevens vraag ik de client om diens toestemming middels een toestemmingsformulier. Voor de verwerking van persoonsgegevens van personen jonger dan 16 jaar vragen we om toestemming van hun ouders/ voogd.

Opslag, bewaren en beveiliging van gegevens

Massagepraktijk Overveen neemt de bescherming van gegevens van haar clienten serieus en neemt maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Mocht een client de indruk hebben dat zijn/ haar gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er aanwijzingen zijn van misbruik, dan hij/ zij hierover contact met mij op via info@massagepraktijkoverveen.nl

Als jouw behandelend masseur/ massagetherapeut heb ik als enige toegang tot cliëntdossiers en dus tot de daarin opgenomen gegevens. Cliëntdossiers zijn digitale documenten aangevuld met losse aantekeningen. De digitale documenten bewaar ik digitaal op een met een wachtwoord beveiligde computer. Cliëntkaarten bevinden zich tevens uitgeprint in een map. Het papieren deel van de cliëntdossiers bewaar ik in een map in een afgesloten kast in huis, evenals mijn agenda en administratiegegevens voor de fiscus. De facturen sla ik per factuur op, op mijn computer. Deze print ik uit en bewaar ik in papieren vorm in een map. Zo kan ik snel dingen nakijken als er een vraag rijst bij mij dan wel bij de client.

Massagepraktijk Overveen zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk waarvoor de gegevens van client worden verzameld. De gegevens voor de fiscus worden, zoals de wet vereist, 7 jaar bewaard. De medische gegevens minimaal 3 jaar en maximaal 15 jaar, in lijn met de regels van de Wet op de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO). De website van mijn praktijk, Massagepraktijk Overveen wordt, zoals u ook kunt zien op mijn website, functioneel beheerd en gehost door www.tijdvooreensite.nl/www.dudedsquare.nl. De gegevens ingevuld op het contactformulier worden via hun systemen verwerkt. Met Tijdvooreensite/Dudesquare heeft Massagepraktijk Overveen daarom een zogenaamde verwerkersovereenkomst gesloten om zo te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. De website van Massagepraktijk Overveen is voorzien van het sinds de AVG verplichte SSL-certificaat. Dit certificaat zorgt ervoor dat alle gegevens die van en naar de bezoeker van de website gestuurd worden versleuteld zijn. Zelfs als een hacker deze gegevens onderschept zijn ze onleesbaar en dus onbruikbaar.

Wat doe ik bij onverhoopt datalekken?
Een datalek wordt zo snel mogelijk na ontdekking gemeld bij de gedupeerde client(en) en afhankelijk van de aard en ernst van het datalek eventueel bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Deze wordt tevens vastgelegd en gedocumenteerd.


Welke rechten hebt u met betrekking tot uw persoonlijke gegevens?
Volgens de wet Algemene Verordening Persoonsgegevens (AVG) heeft de client rechten met betrekking tot uw persoonlijke gegevens. U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering sturen naar info@massagepraktijkoverveen.nl. Massagepraktijk Overveen zal dan zo znel mogelijk, en uiterlijk binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Zie voor nadere informatie in deze www.autoriteitpersoonsgegevens.nl


Het delen van persoonsgegevens
Uw persoonlijke gegevens worden volstrekt vertrouwelijk behandeld. In slechts uiterst zeldzame omstandigheden kan het voorkomen dat er gegevens van u worden gedeeld met derden. Bijvoorbeeld bij onwel worden in de praktijkruimte waarbij een arts/ ambulancedienst gebeld moet worden.

Massagepraktijk Overveen deelt uw gegevens niet met derden zonder uw toestemming. De gegevens uit uw dossier kunnen eventueel voor de volgende doeleinden gebruikt worden, uitsluitend na expliciete toestemming van u:
- om andere zorgverleners te informeren, bijvoorbeeld als een massage-/ therapietraject is afgerond, of bij een verwijzing naar een andere behandelaar; 
- Voor het gebruik voor waarneming, tijdens mijn afwezigheid.
En verder:
- Voor gebruik tijdens intercollegiale toetsing, supervisie en intervisie (de gebruikte gegevens zijn dan volledig geanonimiseerd);
- Indien nodig bij een klacht, tucht- of aansprakelijkheidsprocedure, de daartoe benodigde gegevens met de daartoe bevoegde instanties.


Contactgegevens Massagepraktijk Overveen
Straatnaam en nummer:  Julianalaan 83
Postcode en plaats:     2051 JN OVERVEEN
Inschrijvingsnummer kvK:   69026920
Telefoonnummer:     06 – 1339 1701   
E-mailadres:   info@massagepraktijkoverveen.nl


TOESTEMMINGSFORMULIER VERWERKING PERSOONSGEGEVENS
(alleen ter uwer informatie & lezing - geef ik u deze ter ondertekening op papier in de praktijk)

Voor de uitoefening van mijn praktijk voor holistische massage, massagetherapie en massage bij kanker vraag ik mijn cliënten om gegevens. Meer informatie hierover kunt u lezen in de Privacyverklaring van de praktijk. Deze heeft u ontvangen bij dit toestemmingsformulier en deze kunt u ook nalezen op de website van de praktijk: www.massagepraktijkoverveen.nl

ONDERTEKENING

Ik heb, volgens de weg Algemene Verordening Persoonsgegevens, uw expliciete toestemming nodig om uw persoonsgegevens te krijgen, te verwerken, te bewaren en voor massage(therapie) doeleinden te gebruiken zoals hierboven uiteengezet.

Ik geef hierbij toestemming aan Hildesofia Meijers, om mijn persoonsgegevens, zoals hierboven uiteengezet, te verwerken, te bewaren en voor de praktijk voor massagetherapie en massage bij kanker - doeleinden te gebruiken.

________            ________________________________________________          _____________________________

Datum:                 Naam:                                                                                 Handtekening